Vodič za pisanje plana upravljanja zalihama

Upravljanje snabdevanjem jedna je od ključnih komponenti uspešnog poslovanja, bez obzira na njegovu nišu ili portfelj usluga. Jednom kada pronađete odgovarajućeg dobavljača ili B2B partnera sa artiklima ili uslugama koji su vam potrebni da biste ostali operativni na najvećem nivou kapaciteta, morate osigurati plan upravljanja zalihama.

Ne možete da potcenite važnost plana upravljanja snabdevanjem za vaše poslovanje, jer će praznine u njemu dovesti do problema u logistici, loših odnosa sa kupcima i kao rezultat dati – pad prihoda.

Statistika to dokazuje. Prema izveštaju InvespCRO:

  • 57% preduzeća ima lošu vidljivost u čitavom lancu snabdevanja;
  • 63% kompanija ne koristi odgovarajuću tehnologiju za praćenje performansi svog lanca snabdevanja;
  • 7% preduzeća se takođe bori sa finansijskim troškovima održavanja svojih lanaca snabdevanja.

Nema sumnje da problemi opisani u ovoj statistici potiču iz lošeg i neefikasnog plana upravljanja snabdevanjem.

Dakle, kao što ste već mogli pretpostaviti, sastavljanje takvog dokumenta zahteva napor i pažnju do najsitnijih detalja.

Pogledajmo šta vam je potrebno da biste napisali efikasan plan upravljanja snabdevanjem koji bi zadovoljio obe strane uključene u lanac snabdevanja.

1. Počnite sa pregledom plana upravljanja zalihama

Prva stvar koju bi vaš plan upravljanja zalihama trebalo da sadrži je naslovna strana sa svim osnovnim informacijama o predmetu ovog plana. Ovo je kratak pregled koji pruža kratak sažetak glavnih odredbi, uključujući:

  • Predlog – opšti detalji saradnje kompanije i dobavljača.
  • Glavni primalac robe – naziv i pravna adresa kompanije koja prima robu od dobavljača.
  • Država.
  • Opis kategorija proizvoda – svi proizvodi koje će kompanija dobiti od dobavljača i predloženi budžet za isporuku svakog od njih.
  • Detalji za kontakt – treba da sadrže imena i nazive radnih mesta odgovornih za plan upravljanja snabdevanjem sa obe strane.
  • Datum podnošenja – datum kada su obe strane potpisale plan.

Ova stranica takođe treba da sadrži opšti vremenski raspored saradnje i raspored isporuke za svaki proizvod naveden u planu upravljanja zalihama.

Uključivanje stranice pregleda u vaš plan upravljanja zalihama je od suštinske važnosti, jer se na nju možete pozivati svaki put kada vi i vaš partner za snabdevanje imate pitanja, bez potrebe da pregledate ceo dokument.

2. Stvorite strukturu politika nabavke

Ovo je važan deo vašeg plana upravljanja snabdevanjem, jer ćete u njemu navesti zašto ste izabrali dobavljača. Ali osim toga, postoji još nekoliko važnih odredbi koje će ovaj odeljak sadržati:

  • Organ za kupovinu – naziv kompanije koja kupuje proizvode, koje će predmete kupiti, osoba koja nadgleda isporuku proizvoda.
  • Ograničenja potrošnje – maksimalni budžet dodeljen za kupovinu i isporuku robe u određenom roku.
  • Razlog za izbor dobavljača – kvalitet proizvoda, raspored isporuke, cene i drugi faktori koji su uticali na izbor dobavljača.
  • Detalji ugovora – opis dokumenta koji potvrđuje partnerstvo između kompanije i dobavljača.
  • Etičko ponašanje – uključuje sporazum o poverljivosti, postupke rešavanja sukoba, upravljanje rizikom lanca snabdevanja i druge uslove koji osiguravaju efikasnost plana upravljanja snabdevanjem.

Ovom odeljku je potrebna posebna pažnja obe strane uključene u plan, jer detalji opisani u njemu regulišu odnos između kompanije i dobavljača dok je ovaj plan na snazi.

3. Navedi zahteve za osiguranje kvaliteta

U okviru osiguranja kvaliteta (KA), uvrstićete karakteristike kvaliteta koje ste postavili kao kupac, od opštih performansi proizvoda do odvojenih karakteristika proizvoda.

Spisak KA zahteva zavisiće od specifičnosti proizvoda, ali evo nekoliko primera samo da biste dobili ideju:

  • Defekti proizvoda – napravite definiciju nedostatka proizvoda, objasnite kako će se proceniti i kako može uticati na proizvodni proces.
  • Garantni rok – vremenski rok u kojem možete da zamenite proizvod za novi.
  • Inspekcije proizvoda – koliko često će se pregledati kvalitet proizvoda i koje mere ćete preduzeti ako dobavljač krši vaš KA sporazum.

Što se tiče navođenja KA zahteva, u detaljima je “mačka u džaku”. Ako nešto preskočite, možda ćete završiti sa problemima koje smo opisali u uvodu. Dakle, pobrinite se da je ovaj odeljak dobro uređen i lektoriran.

Glavni cilj ovog odeljka je olakšati razmenu robe i izbeći ponovljene kontrole kvaliteta. Ako u ovom odeljku navedete sve zahteve za kvalitetom, dokument će obavezati dobavljača da ih poštuje.

4. Uključiti međunarodne i državne zakone

Kao i bilo koji dokument koji definiše odnos između dva preduzeća, i plan upravljanja snabdevanjem treba da sadrži zakonske odredbe koje regulišu ovaj odnos.

Pravni dokumenti definisani u ovom odeljku mogu da uključuju, ali nisu ograničeni na:

  • Prava intelektualne svojine.
  • Zakone koji regulišu faktore životne sredine, poput ograničenja opasnih supstanci (RoHS) i otpada iz električne i elektronske opreme (WEE).
  • Opšti zakoni koje je kreirala državna komisija za hartije od vrednosti.

Pored toga, takođe morate da proverite državne zakone kako biste bili sigurni da vaš lanac snabdevanja neće naići na prepreke na lokalnom nivou.

5. Navedite svoj izbor ponude

Spisak robe koju ćete dobiti od dobavljača jedan od najvažnijih delova vašeg plana upravljanja zalihama koji zahteva vašu pažnju na detalje. Ovaj odeljak će sadržati tabelu koja će opisati osnovne detalje o proizvodu potrebne za optimizaciju lanca snabdevanja.

Tabela sa izborom proizvoda treba da sadrži:

  • informacije o svakoj kategoriji proizvoda.
  • generički naziv svakog proizvoda.
  • broj proizvoda predviđenih za isporuku u određenom vremenskom roku.

U ovu tabelu možete da uvrstite i informacije o cenama za svaki proizvod kako biste bili sigurni da je cena fiksna na papiru i da se ne može menjati ako se obe strane oko toga ne slažu.

Zaključak

Ispravan plan upravljanja snabdevanjem ima puno prednosti, od većih prihoda do poboljšanja ukupne produktivnosti vaše kompanije. Međutim, njegova najveća prednost je u tome što standardizuje i leči odnose između vas i vašeg dobavljača.

Ali, kao i za svaki dokument koji reguliše poslovne odnose, i ovom je potrebna pažnja do detalja. Nadamo se da će vam ovaj kratki vodič pomoći u izradi plana upravljanja zalihama orijentisanog na detalje koji vam pomažu da uspešno vodite lanac snabdevanja.

izvor: allthingssupplychain.com

foto: pixabay.com