Praćenje radnog vremena – najbolje prakse i greške koje treba izbegavati

Na prvi pogled, praćenje vremena zaposlenih deluje prilično jednostavno. Zaposleni jednostavno označe radno vreme na radnom rasporedu ili ukucavaju časovnik i predaju svoje vremenske kartice na kraju nedelje ili meseca. Šta bi moglo poći po zlu?

‍Kako se ispostavilo, mnogo. Sposobnost preciznog praćenja radnog vremena zaposlenih jedan je od najvažnijih zadataka koje preduzeća preduzimaju. Tabele radnog vremena i vremenske kartice pružaju neprocenjive podatke o vašem poslovanju u vezi s tim kako efikasno koristite vreme zaposlenih, troškove rada i područja za poboljšanje produktivnosti.

‍I za velika i za mala preduzeća pronalaženje načina za olakšanje praćenje vremena kako zaposlenima, tako i menadžerima od suštinske je važnosti za poboljšanje marži, tačno licitiranje projekata i na kraju vođenje uspešnije kompanije.

Problemi sa praćenjem vremena?

Poslodavci se već dugo oslanjaju na ručne vremenske kartice za praćenje radnog vremena zaposlenih. Zaposleni se ili prijavljuju i odjavljuju ili su odgovorni za evidentiranje i izveštavanje koliko sati su radili i kada. Ručni aspekt čini proces ranjivim na greške, pogrešne proračune i procene.

‍U jednom istraživanju iz 2018. godine, 44% vlasnika preduzeća izvestilo je da se redovno bore sa greškama u radnom listu. Neverovatnih 92% ispitanika izjavilo je da je greške tipično izazvao korisnik. Najveći problem? Zaposleni zaboravljaju da beleže svoje vreme. Nakon toga sledili su zaposleni koji su pogrešno evidentirali svoje vreme ili pogrešno obavljali posao.

Srećom, mogu se primeniti sledeće najbolje prakse praćenja vremena kako bi pojednostavili računanje vremena i poboljšali tačnost troškova rada.

Edukacija zaposlenih o praćenju vremena

Kao poslodavac, potrebno je uveriti se da zaposleni razumeju važnost praćenja vremena, kao i kako funkcionišu sopstveni sistemi za praćenje vremena i šta se od njih očekuje. Za svakog novog zaposlenog, potrebno je proći kroz svoj alat za praćenje vremena, kao i kroz smernice za praćenje vremena. Na primer, mogu se obavestiti zaposleni da li treba svakodnevno da se prijavljuju u mobilnu aplikaciju (nasuprot kasnijem unošenju podataka).

‍Dalje, zaposlenima se mogu pružiti informacije o tome koliko duge treba da budu njihove pauze, koja vrsta ličnog posla je dozvoljena na poslu i kako mogu da isprave unose ako su pogrešili. Obrazovanje zaposlenih ne samo da će smanjiti greške i pogrešne informacije, već može sprečiti krađu vremena zaposlenih.

Automatizacija sopstvenog sistema za praćenje vremena

Sledeći korak ka boljem praćenju vremena zaposlenih je uklanjanje ručnog radnog vremena i uklapanje papirnih vremenskih kartica. Automatizacija vođenja evidencije pruža mnoštvo blagodati, od olakšavanja zaposlenima da dokumentuju svoje radno vreme do pojednostavljenja vođenja evidencije za svoj HR ili kancelarijske administratore. Takođe pruža 100% tačne vremenske liste, eliminišući potrebu za zaokruživanjem vremenskog lista.

Platforme za ljudske resurse, poput Hourly, nude aplikacije za praćenje vremena koje omogućavaju zaposlenima da lako dokumentuju vreme početka rada. Mogu se automatizovati pauze i ručkovi tako da su oni uvek uključeni u izveštaj, pa čak i da se postavljaju pravila kako bi osigurali zaposlenima da rade onoliko vremena koliko im je potrebno – a ne više ili manje.

Olakšati praćenje vremena svojim menadžerima

Praćenje vremena predstavlja problem za neke zaposlene, ali može biti i najmanje omiljeni deo posla menadžera ili nadzornika. Menadžeri rutinski moraju da prikupljaju sve vremenske kartice ili izveštaje zaposlenih, da ih provere da li su tačni u pogledu obračunatog radnog vremena, prekovremenog rada i da isprave eventualne greške. Ono što se čini kao jednostavan zadatak može potrajati satima svakog meseca ili nedelje, posebno ako menadžeri moraju da prate vreme zaposlenih, jer zaposleni nisu dobri u prijavljivanju svog radnog vremena.

Vremenska softverska rešenja za praćenje vremena, poput Hourly, ne samo da pojednostavljuju praćenje vremena za zaposlene, već smanjuju i radno opterećenje za menadžere. Menadžeri će moći automatizovati svoje izveštavanje, brzo pronaći informacije koje nedostaju i smestiti sve podatke o vremenu zaposlenih na jednom mestu.

I na kraju, izbegavati ove greške u praćenju vremena

Lako je i dalje raditi stvari na isti način. Ali što se tiče praćenja vremena, pronalaženje malih poboljšanja i izbegavanje uobičajenih zamki dodaje stvarnu uštedu. Ako zaobiđemo ove greške u praćenju vremena, dodaćemo efikasnost sistemu za merenje vremena i poboljšati kvalitet podataka o troškovima rada.

izvor: trans.info

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Pročitajte i...