In-house VS Upravljivi EDI servis – Koje rešenje je bolje za vas?

Zbog svoje sposobnosti da digitalizuje i pojednostavi razmenu poslovnih dokumenata, elektronsku razmenu podataka (EDI) usvojilo je 85% kompanija, uključujući vrhunska imena poput Amazona.

Čak i dok globalni procesi i operacije postaju sve složeniji, moć EDI-ja ostaje relevantna i sve potrebnija za niz sektora kako bi se osigurala vidljivost lanca snabdevanja, uključujući:

  • Automobilsku industriju;
  • Logistiku;
  • Maloprodajni sektor;

Za kompanije koje žele da ostvare prednosti implementacije EDI-ja, efikasna primena je od suštinskog značaja. In-house rešenja su bila najlogičnija opcija za preduzeća. Međutim, popularnost upravljanih usluga raste.

Ovaj članak detaljno razmatra oba pristupa kako biste mogli da odredite koje rešenje je pravo za vaše poslovanje.

Šta je EDI i zašto je važan?

Istorija EDI seže u šezdesete godine kada ga je Ed Guilbert razvio kao sistem koji omogućuje razmenu podataka za Cargo teret putem radija, teletipa i telefonskog praćenja. Međutim, EDI nije dobio široko priznat sve dok kompanije nisu shvatile vrednost metodologije koja je omogućila slobodan protok kritične dokumentacije.

Koristeći skup najboljih praksi, standarda i procesa koji omogućavaju da informacije teku direktno do relevantnih aplikacija, EDI od tada eliminiše složene procese zasnovane na papiru. Ovo je učinilo razmenu dokumenata kao što su narudžbenice i fakture mnogo jednostavnijom metodom za preduzeća.

Pored poboljšanih odnosa i procesa sa dobavljačima, EDI je bio u mogućnosti da pruži niz prednosti tokom poslednjih nekoliko decenija, uključujući:

  • Vidljivost: Potpuna transparentnost procesa naručivanja „od kraja do kraja“ za preduzeća i njihove trgovinske partnere omogućava poboljšane odnose i informisane odluke koje olakšavaju poboljšanja usluga.
  • Smanjene greške: Uklanjanje ručnih unosa značajno smanjuje rizik od ljudskih grešaka, što može dovesti do nesporazuma, kašnjenja porudžbina i drugih nepotrebnih zastoja.
  • Brzina: Automatizovani tok komunikacija koji se deli u realnom vremenu eliminiše potrebu za ponovnim unosom informacija ili čekanjem na vreme isporuke i obezbeđuje mnogo brže procese i rezultate.

Kao i svaki proces, EDI je evoluirao, pri čemu su zastarela rešenja postala manje efikasna. Zato preduzeća moraju pažljivo da izaberu svoje rešenje, birajući između dve uobičajene opcije primene:

  • In-house EDI: EDI rešenje koje implementira, upravlja i održava interni tim stručnjaka.
  • Upravljivi EDI servis: EDI rešenje koje implementira i njime upravlja provajder treće strane bez potrebe za kupovinom ili primenom softvera u celoj kompaniji (daljinska podrška).

Hajde da detaljno pogledamo ove pristupe.

In-house EDI

Kompanije koje žele da implementiraju EDI interno moraju da investiraju u infrastrukturu i interne timove sa znanjem i stručnošću potrebnim da bi sistem funkcionisao bez problema.

Sa ovim pristupom, EDI procesi se rukovode interno, uključujući implementaciju servera neophodnih za obezbeđivanje sveobuhvatnog rešenja. Povrh toga, timovi moraju biti u stanju da reše probleme kako bi osigurali da procesi rade bez prekida.

Prednosti internog EDI-ja

Iako su interna rešenja u poslednje vreme pala u nemilost, „EDI u kući“ još uvek može da obezbedi:

  • Nezavisnost, u smislu, bez oslanjanja na treću stranu;
  • EDI profesionalci sa detaljnim razumevanjem infrastrukture kompanije;
  • Potpuna kontrola nad EDI procesima i komunikacijama;
  • Interno rukovanje odnosima sa dobavljačima i reputacijom;

Troškovi internog EDI

Finansijske implikacije interne implementacije EDI-ja bile su odgovorne za njegov pad, sa potrebom da se angažuju namenski timovi profesionalaca, što je dovelo do povećanja troškova. Štaviše, da bi bio efikasan, interni EDI mora da odgovori na promene tržišta, što stvara dodatne troškove, uključujući:

  • Održavanje, ažuriranja i popravke;
  • Monitoring;
  • Tekuće naknade za licenciranje;

Ovi faktori takođe mogu koštati kompanije u smislu efikasnosti, zahtevajući resurse koji bi se mogli bolje iskoristiti na drugim mestima. Međutim, kada se pravilno postupa, kontrola nad odnosima u lancu snabdevanja koju pružaju interna rešenja može olakšati upravljanje odnosima sa dobavljačima koje osigurava uspešna trgovinska partnerstva.

Upravljivi EDI servis

EDI sa upravljanom ili upravljivom uslugom je spoljni model implementacije gde dobavljač treće strane preuzima odgovornost za implementaciju, održavanje i upravljanje EDI organizacijom.

Sa ovom opcijom, kompanije nisu obavezne da ulažu u EDI infrastrukturu, već umesto toga ove funkcije prepuštaju kompanijama sa timovima profesionalaca.

Prednosti upravljane usluge EDI

Upravljiva rešenja koja obezbeđuju rukovanje svim EDI komponentama od strane treće strane, omogućila su lakoću i efikasnost kompanijama kojima nedostaje stručnost. Sposobnost preraspodele resursa kao rezultat upravljanog EDI-a takođe može dovesti do mogućnosti za rast na drugim mestima, dok dalje prednosti uključuju:

  • Pristupačan pristup posvećenoj stručnosti;
  • Treće strane koje tretiraju specifične zahteve trgovinskih partnera;
  • Kontinuirano praćenje radi smanjenja problema sa povezivanjem;
  • Smanjene infrastrukturne investicije;
  • Agilne implementacije;

Troškovi upravljive usluge EDI

Pristupačnost je jedna od primarnih prednosti upravljanog EDI-ja, koji tradicionalno radi na modelu zasnovanom na pretplati. Uz to, nije garantovano da će upravljane usluge biti isplative, sa loše odabranim provajderima koji predstavljaju rizike zasnovane na ceni, uključujući:

  • Gubitak kontrole nad implementacijom EDI;
  • Skriveni troškovi za stvari kao što su tehnološki napredak i praćenje;
  • Akvizicije koje oduzimaju vreme;

Da bi upravljani EDI bio pristupačan, preduzeća moraju da pronađu pravo rešenje. Povraćaj ulaganja (ROI), kada je u pitanju EDI, oslanja se na partnerstva sa specifičnim prednostima pristupačnosti, uključujući unapred određivanje cena i stalnu podršku.

Dobijanje podrške koja vam je potrebna za vaše EDI rešenje

Potpuna kontrola koju nudi znači da je interno EDI rešenje i dalje primamljivo za preduzeća sa uspostavljenim internim timovima. Međutim, kako se pojavljuju izazovi u lancu snabdevanja, zastarela rešenja će sigurno izazvati operativne zastoje.

Zbog toga je upravljivi EDI sve popularniji, ali kompanije moraju izabrati pravog provajdera. Remont EDI usluga 21. veka koji kombinuje alatke zasnovane na oblaku i upravljane usluge da bi pružio niz prednosti, uključujući:

  • Nadzor i kontrolu: Kontrolne table pružaju analizu u realnom vremenu i vidljivost lanca snabdevanja koja drži kontrolu u vašim rukama;
  • Podrška na zahtev: Upravljana podrška pojednostavljuje uspešno rukovanje odnosima snabdevanja dok vam pomaže da razvijete internu EDI stručnost.
  • Pojednostavljeno uključivanje: Fleksibilna upotreba više tipova EDI-ja pojednostavljuje uključivanje u čitav spektar EDI standarda.

Bez oduzimanja kontrole od vaših internih timova, ovo pruža isplativu, upravljanu opciju implementacije koja obezbeđuje prilagodljiva EDI rešenja koja zahtevaju savremeni lanci snabdevanja.

*foto: unsplash.com